Ley de ProtecciĆ³n de Datos.
ALMAGRARIO S.A, con domicilio principal en Calle 134 bis No. 19 ā 75 de la ciudad de BogotĆ” D.C., en adelante ā ALMAGRARIO ā, en cumplimiento de lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, expide la presente polĆtica de privacidad y de protecciĆ³n de datos personales con la cual se regula la recolecciĆ³n, almacenamiento, tratamiento, procesamiento, administraciĆ³n, uso, circulaciĆ³n, transmisiĆ³n, compendio y seguridad de aquella informaciĆ³n que se reciba de sus clientes, usuarios, aliados, proveedores, contratante, contratistas, colaboradores y terceros en general (En adelante āLos titularesā), a travĆ©s de cualquier medio de recolecciĆ³n que reciba ya sea en su sede administrativa, sus dependencias y en sus puntos de servicio a nivel nacional.
En virtud de las normas antes citadas ALMAGRARIO S.A garantiza la privacidad y seguridad de los datos de cada uno de los titulares que le proporcionen informaciĆ³n personal a travĆ©s de los diferentes medios de recolecciĆ³n y captura de dicha informaciĆ³n, dispuestos para tal efecto. Teniendo en cuenta la importancia de esta informaciĆ³n que puede reposar en las bases de datos de ALMAGRARIO S.A, la almacenarĆ” de forma adecuada y la podrĆ” usar para los fines que dieron origen al suministro de esta, lo que no impide que los titulares puedan verificar la exactitud y fidelidad de la informaciĆ³n que se encuentra en las bases de datos de ALMAGRARIO S.A y ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, modificar y suprimir la informaciĆ³n suministrada, asĆ como su derecho a revocar la autorizaciĆ³n suministrada para el manejo de sus datos.
1. NECESIDAD DE LA INFORMACIĆN: El motivo por el cual ALMAGRARIO S.A recauda la informaciĆ³n obedece a las siguientes causas y finalidades:
a) En virtud de una relaciĆ³n contractual con los clientes, usuarios y con terceros.
b) Con fines publicitarios que permitan desarrollar mejores campaƱas con el fin de comercializar sus productos, los cuales pueden constar en bienes y servicios, para tales fines ALMAGRARIO S.A acatarĆ” las normas que consagren limitaciones y restricciones, que la realizaciĆ³n de estos actos pueda generar.
c) Con fines de expansiĆ³n geogrĆ”fica y mejor cobertura para sus usuarios.
d) Para el desarrollo de tareas operativas y/o administrativas.
e) Para la negociaciĆ³n y ejecuciĆ³n de contratos, convenios y alianzas con terceros que permitan una mejor prestaciĆ³n de los servicios, una ampliaciĆ³n en los bienes y servicios que se puedan comercializar, siempre en beneficio de los clientes y usuarios, y sin contravenir los derechos de las personas.
El uso de los datos conforme a lo antes indicado y permite la remisiĆ³n de informaciĆ³n a travĆ©s de medios tales como: correos electrĆ³nicos, mensajes de texto, mensajes de voz, llamadas telefĆ³nicas o cualquier otro medio.
2. SUMINISTRO DE LA INFORMACIĆN: Los titulares que suministran sus datos a ALMAGRARIO S.A, lo hacen de manera veraz, completa, voluntaria, con su pleno consentimiento y conociendo los motivos por los cuales se requiere la recepciĆ³n de la informaciĆ³n. La informaciĆ³n de las personas reposarĆ” en una base de datos permitiĆ©ndole a ALMAGRARIO S.A su uso conforme a la legislaciĆ³n vigente o aquella que la adicione, modifique o aclare.
La informaciĆ³n que suministre el titular serĆ” de fĆ”cil lectura, sin barreras tĆ©cnicas que impidan su acceso y deberĆ” corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
ALMAGRARIO S.A podrĆ” solicitar al titular informaciĆ³n adicional o la actualizaciĆ³n de sus datos, en virtud de una relaciĆ³n contractual, por disposiciĆ³n legal o por orden legĆtima proveniente autoridad competente.
3. AUTORIZACIĆN PARA EL USO Y TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIĆN: Los titulares que suministren informaciĆ³n a ALMAGRARIO S.A, salvo que dispongan lo contrario, autorizan el uso de esta con fines comerciales, operativos y administrativos, asĆ mismo autorizan su transferencia, salvo las objeciones que previamente comuniquen.
4. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIĆN. La autorizaciĆ³n puede constar en un documento fĆsico, electrĆ³nico o en cualquier otro formato o medio que permita garantizar su posterior consulta. La autorizaciĆ³n serĆ” emitida por ALMAGRARIO S.A y serĆ” puesta a disposiciĆ³n del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorizaciĆ³n consentida, se garantiza al titular el tratamiento de su informaciĆ³n recibida y que la misma serĆ” utilizada para los fines contenidos en el presente documento, de la misma manera se le informarĆ” la posibilidad que tiene de conocer cualquier modificaciĆ³n a los datos que ha suministrado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relaciĆ³n a sus datos personales y controle el uso de su informaciĆ³n personal.
5. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIĆN: ALMAGRARIO S.A no requerirĆ” autorizaciĆ³n del Titular cuando se trate de:
a) InformaciĆ³n requerida por una entidad pĆŗblica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pĆŗblica;
c) Casos de urgencia mƩdica o sanitaria;
d) Tratamiento de informaciĆ³n autorizado por la ley para fines histĆ³ricos, estadĆsticos o cientĆficos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
No obstante, lo anterior ALMAGRARIO S.A se verĆ” en la obligaciĆ³n legal de transferir la informaciĆ³n de los titulares.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES: El Titular de los datos personales que se encuentren en la base datos de ALMAGRARIO S.A, tendrĆ” los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que haya suministrado a ALMAGRARIO S.A Este derecho se podrƔ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estƩ expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorizaciĆ³n otorgada a ALMAGRARIO S.A, salvo cuando expresamente se exceptĆŗe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artĆculo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por ALMAGRARIO S.A, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demƔs normas que las modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorizaciĆ³n y/o solicitar la supresiĆ³n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantĆas constitucionales y legales, previo pronunciamiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) El Titular no estĆ” obligado a autorizar el Tratamiento de sus datos.
7. DEBERES DE ALMAGRARIO S.A COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRAMIENTO DE DATOS: Son deberes de ALMAGRARIO S.A, con relaciĆ³n a los titulares de datos los siguientes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hƔbeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorizaciĆ³n otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecciĆ³n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaciĆ³n otorgada;
d) Conservar la informaciĆ³n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraciĆ³n, pĆ©rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la informaciĆ³n que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la informaciĆ³n, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demĆ”s medidas necesarias para que la informaciĆ³n suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la informaciĆ³n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, segĆŗn el caso, Ćŗnicamente datos cuyo Tratamiento estĆ© previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaciĆ³n del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los tƩrminos seƱalados en la Ley 1581 de 2012 y demƔs normas que la complementen, modifiquen y adicionen;
k) doptar un manual interno de polĆticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atenciĆ³n de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informaciĆ³n se encuentra en discusiĆ³n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaciĆ³n y no haya finalizado el trĆ”mite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protecciĆ³n de datos cuando se presenten violaciones a los cĆ³digos de seguridad y existan riesgos en la administraciĆ³n de la informaciĆ³n de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) Informar al Titular de forma explĆcita y previa, ademĆ”s de los requisitos generales de la autorizaciĆ³n para la recolecciĆ³n de cualquier tipo de dato personal, cuĆ”les de los datos que serĆ”n objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, asĆ como obtener su consentimiento expreso.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES: ALMAGRARIO S.A almacenarĆ” y tratarĆ” la informaciĆ³n suministrada por el titular de manera segura, por esta razĆ³n utilizarĆ” todas las medidas que se encuentren a su alcance para proteger la informaciĆ³n de los titulares contra pĆ©rdida, abuso, adulteraciĆ³n, acceso o uso no autorizado o fraudulento. El tratamiento de los datos podrĆ” ser contratado y realizado por terceros encargados del tratamiento de datos personales, quienes de cualquier manera pueden tener acceso a los datos personales consignados en las bases de datos de ALMAGRARIO S.A Los terceros encargados de los datos que han suministrado a ALMAGRARIO S.A los titulares de estos, se encuentran obligados contractualmente a almacenar, tratar, proteger y mantener dicha informaciĆ³n como confidencial y no podrĆ”n utilizar la misma con ninguna otra finalidad a la indicada contractualmente por ALMAGRARIO S.A
ALMAGRARIO S.A no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros no autorizados a la base de datos y/o por alguna falla tĆ©cnica en el funcionamiento y/o conservaciĆ³n de datos en el sistema de almacenamiento de la informaciĆ³n, por causas que no le sean imputables.
ALMAGRARIO S.A se abstiene de recolectar informaciĆ³n de cualquier tipo, proveniente de menores de edad.
9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIĆN: La informaciĆ³n sujeta a Tratamiento por parte de ALMAGRARIO S.A, se manejarĆ”n con las medidas tĆ©cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraciĆ³n, pĆ©rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante, lo anterior, la transmisiĆ³n de datos a travĆ©s de Internet o cualquier red inalĆ”mbrica no puede garantizarse que sea 100% segura, por lo tanto, los titulares conocen y asumen que a partir del uso de las redes de internet e inalĆ”mbricas, surge un riesgo probable de vulnerabilidad, sin embargo, ALMAGRARIO S.A cuenta con mecanismos de seguridad y acceso a sus sistemas de informaciĆ³n.
10. DERECHO DE ACCESO, RECTIFICACIĆN, ACTUALIZACIĆN, SUPRESIĆN Y REVOCATORIA DE DATOS PERSONALES: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, El titular podrĆ” acceder a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las PolĆticas de Tratamiento de la informaciĆ³n que motiven nuevas consultas, asĆ como tambiĆ©n tendrĆ” acceso a los detalles del tratamiento de los mismos, podrĆ” rectificarlos o modificarlos en caso de ser equĆvocos, tambiĆ©n podrĆ” solicitar su eliminaciĆ³n cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtenciĆ³n, oponerse al tratamiento de los mismos o solicitar la revocatoria de la autorizaciĆ³n para el tratamiento de datos que haya otorgado.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Responsable sĆ³lo podrĆ” cobrar al Titular los gastos de envĆo, reproducciĆ³n y, en su caso, certificaciĆ³n de documentos. Los costos de reproducciĆ³n no podrĆ”n ser mayores a los costos de recuperaciĆ³n del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberĆ” demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando Ć©sta asĆ lo requiera, el soporte de dichos gastos.
Para el ejercicio del Derecho de Acceso al que tiene el titular sobre sus propios datos y para la actualizaciĆ³n, supresiĆ³n y revocatoria de los mismos, el titular de la informaciĆ³n podrĆ” presentar su solicitud por los siguientes medios:
VĆa TelefĆ³nica a travĆ©s de la LĆnea nacional: 018000979400.
Mediante solicitud por escrito radicado en Calle 19ĀŖ No. 120-09
A travĆ©s del correo electrĆ³nico servicioalcliente@almagrario.com
Para mĆ”s informaciĆ³n en la pĆ”gina web: www.almagrario.com
a) Derecho de acceso: Para el ejercicio del Derecho de Acceso el titular deberĆ” acreditar su calidad e identidad, si actĆŗa mediante apoderado o representante deberĆ” aportar el documento que soporte dicha condiciĆ³n.
b) RectificaciĆ³n, ActualizaciĆ³n o supresiĆ³n de datos: La solicitud que realice el titular o su representante dirigida a la rectificaciĆ³n, actualizaciĆ³n o supresiĆ³n de sus datos, debe ser presentada a travĆ©s de los medios seƱalados en este numeral y contener, como mĆnimo lo siguiente:
El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
En caso de que el titular actĆŗe mediante representante o apoderado, se deberĆ” allegar documento que lo soporte.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripciĆ³n clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localizaciĆ³n de los datos personales.
La supresiĆ³n de datos por parte del titular serĆ” procedente en los siguientes eventos:
Cuando el titular considere que los mismos no estƔn siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
La supresiĆ³n de datos implica la eliminaciĆ³n total o parcial de la informaciĆ³n personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ALMAGRARIO S.A Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelaciĆ³n no es absoluto y el responsable puede oponerse cuando:
La solicitud de supresiĆ³n de la informaciĆ³n no procederĆ”n cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminaciĆ³n de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigaciĆ³n y persecuciĆ³n de delitos o la actualizaciĆ³n de sanciones administrativas.
Cuando la informaciĆ³n se requiera para la administraciĆ³n y mitigaciĆ³n de riesgos tales como SARLAFT, SARO y los demĆ”s que consideren las diferentes autoridades, especialmente el Ministerio de las TecnologĆas y de las Comunicaciones, la ComisiĆ³n de RegulaciĆ³n de Comunicaciones, El Ministerio de Transporte, la Superintendencia de Puertos y Transporte, la Superintendencia de Industria y Comercio y las demĆ”s autoridades que puedan ejercer competencia sobre actos de ALMAGRARIO S.A
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurĆdicamente tutelados del titular; para realizar una acciĆ³n en funciĆ³n del interĆ©s pĆŗblico, o para cumplir con una obligaciĆ³n legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelaciĆ³n de los datos personales, ALMAGRARIO S.A debe realizar operativamente la supresiĆ³n de tal manera que la eliminaciĆ³n no permita la recuperaciĆ³n de la informaciĆ³n.
c) Revocatoria de la autorizaciĆ³n: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposiciĆ³n legal o un vĆnculo contractual con ALMAGRARIO S.A, que requiera su permanencia. Para ello, ALMAGRARIO S.A deberĆ” establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgĆ³.
La revocatoria de la autorizaciĆ³n puede versar sobre la totalidad de los datos o sobre algunos especĆficos que requiera el titular de estos, de esta manera deberĆ” elevar su solicitud, manifestando las razones que lo llevaron a tomar la decisiĆ³n indicando si la revocaciĆ³n que pretende realizar es total o parcial, en este segundo evento el titular debe indicar con cuĆ”l tratamiento no estĆ” conforme.
PARĆGRAFO PRIMERO: No obstante, lo anterior, ALMAGRARIO S.A podrĆ” de implementar de manera libre mecanismos que le faciliten al titular el ejercicio de sus Derechos de Acceso, rectificaciĆ³n, actualizaciĆ³n, supresiĆ³n y revocatoria de sus datos personales. En consecuencia, ALMAGRARIO S.A podrĆ” habilitar medios electrĆ³nicos, formularios, sistemas y otros mĆ©todos simplificados los cuales serĆ”n informados en la pĆ”gina web.
11. PROCEDIMIENTOS: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, ALMAGRARIO S.A ha implementado los siguientes procedimientos:
a) Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrĆ”n consultar la informaciĆ³n personal del Titular que repose en la base de datos. ALMAGRARIO S.A deberĆ” suministrar a estos toda la informaciĆ³n contenida en el registro individual o que estĆ© vinculada con la identificaciĆ³n del Titular.
La consulta se formularĆ” al siguiente correo electrĆ³nico: servicioalcliente@almagrario.com
La consulta serĆ” atendida en un tĆ©rmino mĆ”ximo de diez (10) dĆas hĆ”biles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho tĆ©rmino, ALMAGRARIO S.A informarĆ” al interesado, expresando los motivos de la demora y seƱalando la fecha en que se atenderĆ” su consulta, la cual en ningĆŗn caso podrĆ” superar los cinco (5) dĆas hĆ”biles siguientes al vencimiento del primer tĆ©rmino.
b) Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la informaciĆ³n contenida en una base de datos debe ser objeto de correcciĆ³n, actualizaciĆ³n o supresiĆ³n, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrĆ”n presentar un reclamo ante ALMAGRARIO S.A, el cual serĆ” tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formularĆ” mediante solicitud dirigida a ALMAGRARIO S.A. con la identificaciĆ³n del Titular, la descripciĆ³n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcciĆ³n, y acompaƱando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, ALMAGRARIO S.A requerirĆ” al interesado dentro de los cinco (5) dĆas siguientes a la recepciĆ³n del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaciĆ³n requerida, se entenderĆ” que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, darĆ” traslado a quien corresponda en un tĆ©rmino mĆ”ximo de dos (2) dĆas hĆ”biles e informarĆ” de la situaciĆ³n al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirĆ” en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trĆ”mite" y el motivo de este, en un tĆ©rmino no mayor a dos (2) dĆas hĆ”biles. Dicha leyenda deberĆ” mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El tĆ©rmino mĆ”ximo para atender el reclamo serĆ” de quince (15) dĆas hĆ”biles contados a partir del dĆa siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho tĆ©rmino, se informarĆ” al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderĆ” su reclamo, la cual en ningĆŗn caso podrĆ” superar los ocho (8) dĆas hĆ”biles siguientes al vencimiento del primer tĆ©rmino.
Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sĆ³lo podrĆ” elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trĆ”mite de consulta o reclamo ante ALMAGRARIO S.A.
12. VIGENCIA: La presente polĆtica de protecciĆ³n de datos entrarĆ” en vigor a partir del Ocho (8) de Agosto de Dos Mil Diecisiete (2017) y tendrĆ” una duraciĆ³n de indefinida. ALMAGRARIO S.A podrĆ” de manera unilateral y libre, por disposiciĆ³n legal o en virtud de una orden de autoridad competente, modificar la presente polĆtica de protecciĆ³n de datos, en cualquier momento, para lo cual comunicarĆ” este hecho a los titulares a travĆ©s de la pĆ”gina web www.almagrario.com
13. ATENCIĆN AL CLIENTE: Para efectos de lo contenido en el presente documento y tambiĆ©n para la presentaciĆ³n de consultas, quejas y reclamos, el titular podrĆ” acceder a nuestro departamento de atenciĆ³n al cliente a travĆ©s de los siguientes medios:
VĆa TelefĆ³nica a travĆ©s de la LĆnea nacional: 018000979400.
Mediante solicitud por escrito radicado en Calle 19 A No. 120-09
A travĆ©s del correo electrĆ³nico servicioalcliente@almagrario.com
Para mĆ”s informaciĆ³n en la pĆ”gina web: www.almagrario.com